Konfliktmanagement – „Nein“ sagen ohne Angst

Wer kennt es nicht: man hat sowieso schon so viel Arbeit, dass man kaum weiß, wo einem der Kopf steht, und dann kommen noch Kollegen/der Chef/Kunden und bitten einen um einen Gefallen. Schließlich macht man es, denn es gehört ja zum Job, außerdem möchte man hilfsbereit sein. Ehe man sich versieht, ist man überlastet, beginnt sich zu verzetteln und macht am Ende gar noch Fehler.

Warum fällt es uns so schwer „nein“ zu sagen? Wenn man sich dies bewusst macht, ist man bereits ein ganzes Stück weiter auf dem Weg zum Konfliktmanagement. Erkennen Sie sich in einem der folgenden Sätze wieder?

  • Sie haben Angst davor, dass der andere schlecht über Sie denken könnte.
    Vielleicht wurde Ihnen ja von klein auf eingetrichtert, dass man dem anderen die Hilfe nicht verweigern darf. Sollten Sie es doch tun, könnte es die Beziehung zum Kollegen darunter leiden, am Ende entsteht gar noch ein richtiger Konflikt, so befürchten Sie.
  • Sie befürchten, Ihr Gegenüber könnte das nächste Mal auch „nein“ sagen.
    Viele von uns denken bereits weiter und fragen sich, was ist, wenn ich einmal etwas von dem Kollegen brauche? Schlägt er mir die Bitte dann auch aus, wenn ich jetzt „nein“ sage? Habe dann ich einen Konflikt?
  • Im tiefsten Inneren finden Sie es ja ganz schön, gebraucht zu werden.
    Manchmal fühlen wir uns auch geschmeichelt, dass ausgerechnet wir gefragt werden. Wir fühlen uns aufgewertet und befürchten, dass wir nicht noch einmal gefragt werden, wenn wir die Bitte jetzt abschlagen.
  • Sie fürchten Konsequenzen, die im schlimmsten Fall die Sicherheit Ihres Arbeitsplatzes betreffen könnten.
    Vor allem wenn der Chef derjenige ist, der uns um etwas bittet, rechnen wir mitunter mit den schlimmsten Folgen, wenn wir seiner Bitte nicht nachkommen. Besonders in diesem Fall ist dann Konfliktmanagement gefragt.
  • Sie möchten kein Spielverderber sein, alle anderen machen schließlich auch mit. Natürlich möchte man bei dem Projekt mitmachen, die anderen Kollegen machen schließlich auch mit und haben ebenfalls Arbeit. Klar, dass man zum Umtrunk des Kollegen geht, der etwas zu feiern hat. Er wäre sicher traurig, ginge man nicht hin.
  • Sie halten sich ein Stück weit für egoistisch, die anderen haben ja auch viel zu tun.
    Oftmals denken wir, wir „müssten“ den anderen helfen und wenn wir es nicht tun, könnten wir den Eindruck erwecken, wir würden nur an uns und unsere Belange denken. Als Egoist möchte niemand dastehen.
  • Sie fühlen sich verantwortlich
    für die gute Stimmung zum einen und das Bedürfnis des Kollegen nach Entlastung zum anderen.

Meistens steckt dahinter die Urangst, nicht mehr dazu zu gehören. Dies führt dazu, dass Sie sich nicht ehrlich und authentisch äußern, was wiederum zu einem schwelenden Konflikt werden kann. Tun Sie sich und den anderen einen Gefallen und sagen Sie nur „ja“, wenn Sie es auch meinen. Fragen Sie lieber noch einmal nach und versuchen Sie das Bedürfnis des Bittenden herauszufinden. Je genauer Sie wissen, worum es dem anderen tatsächlich geht, desto konkreter können Sie „nein“ sagen. Überlegen Sie sich, wozu Sie eigentlich „nein“ sagen möchten. Jedes „Nein“ ist nämlich ein „Ja“ zu etwas anderem. Auch diese Erkenntnis gehört zu einem erfolgreichen Konfliktmanagement.

Wie kann man „nein“ sagen?

Bei einem erfolgreichen Konfliktmanagement versuchen Sie so viele Informationen zu erhalten, wie Sie tatsächlich benötigen um ganz zu verstehen, was Ihrem Gegenüber gerade wirklich wichtig ist. Welches Bedürfnis steckt hinter seiner Bitte? Möchte er Entlastung? Vielleicht fehlt ihm ja auch das Wissen, wie er die Aufgabe bewältigen kann, möchte Sie jedoch nicht fragen. Sobald Sie alle nötigen Informationen haben, können Sie sich in Ihren Gesprächspartner einfühlen und ihm dies entsprechend wertschätzend mitteilen. Hat er Sie beispielsweise gebeten, an einem Meeting teilzunehmen, das Sie für sich als nicht sehr wichtig erachten, könnten Sie versuchen herauszufinden, was es genau ist, warum er Sie dabei haben möchte. Stellt sich dann heraus, dass ihm der gleiche Informationsstand für alle wichtig ist, können Sie dies anerkennen und sich auch dankbar zeigen.

Mit der Fähigkeit des Konfliktmanagements können Sie nun wertschätzend Ihr „Nein“ formulieren. Als Übergang von der Einfühlung in die Belange Ihres Gegenüber zu Ihren eigenen, empfiehlt es sich das Wort „aber“, das wir so gerne verwenden, durch ein „und gleichzeitig“ zu ersetzen. Dies signalisiert ihm, dass Sie mit ihm auf Augenhöhe kommunizieren möchten und er denkt nicht, dass sein Bedürfnis weniger wichtig sei als Ihres.
Beginnen Sie mit der Beobachtung, auf die sich Ihr „Nein“ bezieht. Versuchen Sie, nichts in die Bitte Ihres Gegenübers hineinzuinterpretieren und schließen Sie dann an, wie es Ihnen mit seiner Bitte/Forderung geht. Unterstreichen Sie, was Ihnen wichtig ist.
So könnten Sie sagen: „Vielen Dank, dass es Dir wichtig ist, dass ich auf dem gleichen Informationsstand bin, wie die anderen. Gleichzeitig merke ich, dass mich die Einladung  zu dem Meeting stresst, da ich noch sehr viele Sachen erledigen muss und Abgabetermine einhalten sollte. Mir ist Zuverlässigkeit und Effizienz sehr wichtig.

Vielleicht gibt es ja eine Handlung zu der Sie „ja“ sagen? Eventuell könnten Sie vorschlagen, sich die Informationen von einem Kollegen zu besorgen, sobald Sie Ihre Termine eingehalten haben oder Sie könnten sich auf eine andere Zeit/einen anderen Tag einigen. Gemeinsam könnten Sie nach alternativen Strategien suchen, die dann möglichst die Bedürfnisse beider Seiten erfüllen.

Ein „Nein“ hören

Ebenso wertschätzend können Sie ein „Nein“ hören, das Sie von einer anderen Person bekommen. Überlegen Sie sich immer, ob es sich um ein

  • Nein – nicht jetzt (vielleicht zu einem anderen Zeitpunkt)
  • Nein – nicht hier (vielleicht an einem anderen Ort)
  • Nein – nicht so (vielleicht auf einem anderen Weg)
  • Nein – nicht mit dir (vielleicht mit anderen oder lieber allein)

Nicht „nein“ sagen zu können und ein „Nein“ nicht hören zu können, frisst Zeit. Jemand, der nicht „nein“ sagen kann, weil er andere nicht enttäuschen will und dann „ja“ sagt, obwohl er es eigentlich nicht möchte, wird immer wieder ein Zeitproblem haben und an seine Grenzen kommen. Dies kann bis zur Überforderung gehen.
Die Fähigkeit, anderen auch einmal „nein“ zu sagen, bewahrt Sie letztendlich vor größeren Konflikten.

Wenn in einem Unternehmen eine Kultur gepflegt wird, in der jeder wertschätzend „nein“ sagen darf und genauso wohlwollend ein „nein“ auffasst, ist viel gewonnen und es wird ein wichtiger Beitrag zur Work-Life-Balance geleistet.

 

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